Artikel Identifikasi Masalah Sistem Informasi Manajemen Distribusi Alat Keterangan Pajak – Part 2

Assalamualaikum Wr.Wb

Artikel berikut ini adalah lanjutan dari artikel sebelumnya tentang Proposal Proyek Akhir Sistem Informasi Distribusi Alat Keterangan Pajak. Pada artikel kali ini akan dibahas mengenai sistem yang sedang berjalan di perusahaan yang berkaitan dengan manajemen distribusi Alat Keterangan Pajak. Distribusi alat keterangan pajak menghubungkan antara Kantor Wilayah dengan Kantor Pelayanan Pajak, seperti istilahnya kantor pusat dengan kantor cabang dibawahnya. Dapat dilihat pada proses dibawah masih menggunakan surat-menyurat dan menggunakan jasa pengiriman serta perekaman data pada Microsoft Excel, sehingga berdasarkan analisis saya akan ditemukan berbagai macam kendala seperti pengelompokan data, penyimpanan data, distribusi data yang kurang jelas status distribusinya serta realisasi data yang kurang terbarui dari KPP ke Kanwil. Untuk lebih jelas dapat dilihat pada penjelasan dibawah ini..

A. Judul
Sistem Informasi Manajemen Distribusi Alat Keterangan Pajak Pada Kanwil DJP Jawa Timur I.

B. Analisis Sistem Sedang Berjalan
Kanwil DJP Jawa Timur I Surabaya memiliki bagian pengolahan data yang saat ini prosedur-prosedurnya masih belum tersistem dengan baik. Berdasarkan pernyataan dari pelaksana divisi data penggalian dan potensi perpajakan, segala proses manajemen dan distribusi dokumen yang terjadi masih memanfaatkan jasa pengiriman dan penyimpanan yang hanya memanfaatkan Microsoft Excel sehingga sulit dalam pengelolaan. Pada tahapan analisis sistem dibuat document flow, yang terdiri dari 4 proses sebagai berikut :

Document Flow Pengiriman Alat Keterangan Pajak
Document Flow pengiriman alat keterangan pajak merupakan proses pengiriman alat keterangan pajak kepada Kantor Pelayanan Pajak yang bersangkutan dan dijelaskan pada Gambar 2.3. Proses dimulai dari pelaksana DP3 yang merekam data ke Microsoft Excel kemudian membuat surat pengantar pengiriman dan menggandakan alat keterangan pajak untuk diarsipkan. Surat pengantar dan alat keterangan diserahkan ke Kepala Seksi Data dan Potensi untuk di tandatangani dan selanjutnya diserahkan ke Kepala Bidang DP3 untuk di tandatangani pula. Setelah itu diserahkan ke Sekertaris Kanwil untuk pencatatan dokumen keluar lalu menghubungi pihak pengiriman untuk mengantarkan surat pada tujuan.
Document Flow Penerimaan dan Disposisi Alat Keterangan Pajak
Document Flow Penerimaan dan Disposisi Alat Keterangan Pajak merupakan proses penerimaan surat dari Kanwil dan penugasan terhadap Account Representative berdasarkan data alat keterangan pajak yang diterima yang dijelaskan pada Gambar 2.4. Proses dimulai dari Sekertaris KPP menerima surat dari pengiriman, lalu mencatat penerimaan surat. Sekertaris KPP memberikan ke Kepala KPP untuk ditindaklanjuti. Kepala KPP memilah berdasarkan NPWP pada data alat keterangan pajak tersebut dan menuliskan penugasan pada lembar disposisi. Apabila tidak memiliki NPWP akan didisposisi pada Kepala Seksi Ekstentifikasi, sedangkan apabila memiliki NPWP akan didisposisi pada Kepala Seksi Pengawasan dan Kosnultasi. Kedua Kepala Seksi tersebut menerima disposisi dan memberikan penugasan terhadap Account Representative di bawahnya untuk di realisasi.
Document Flow Realisasi Alat Keterangan Pajak
Document Flow Realisasi Alat Keterangan Pajak adalah proses tindak lanjut oleh Account Representative atas data alat keterangan yang telah didisposisikan kepadanya yang dijelaskan pada Gambar 2.5. Proses dimulai dari Account Representative realisasi lapangan berdasarkan data alat keterangan pajak. Apabila ada non wajib pajak menjadi wajib pajak, maka AR membantu mendaftarkan sebagai wajib pajak dan mutasi data dari non wajib pajak ke wajib pajak. Kemudian pembuatan laporan realisasi dan surat pengantar pengiriman untuk diberikan pada Kepala Seksi berlanjut ke Kepala KPP untuk di tandatangani. Kemudian surat tersebut diberikan kepada Sekertaris KPP untuk pencatat surat keluar dan menghubungi bagian pengiriman untuk dikirim ke Kanwil.
Document Flow Laporan Realisasi dari KPP unuk Kanwil
Document Flow Laporan Realisasi adalah proses pelaporan hasil realisasi data alat keterangan pajak dari KPP untuk Kanwil yang dijelaskan pada Gambar 2.6. Proses diawali dengan Sekertaris DP3 menerima surat dari bagian pengiriman dan mencatat surat masuk lalu diserahkan kepada Kepala Bidang DP3 untuk di disposisi. Kepala Bidang DP3 memeriksa tujuan surat dan mencatat disposisi untuk Kepala Seksi Data dan Potensi. Kepala Seksi Data dan Potensi memeriksa dan mencatat disposisi untuk Pelaksana Data dan Potensi. Pelaksana Data dan Potensi menerima dan merekam data di Excel serta mengarsip surat.